เป็นเรื่องที่น่ายินดีว่าในช่วงเวลาที่ผ่านมา
มีองค์กรหลายองค์กรเริ่มใช้ KM ให้เป็นประโยชน์ได้
เพราะสิบกว่าปีที่ผ่านมาทุกองค์กรตั้งหน้าตั้งตาทำ KM ตามทฤษฎี
โดยไม่เกิดผลใดๆ ที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กร
ผู้เขียนรู้สึกสงสารคนทำงานทุกคนที่นายสั่งให้รับผิดชอบงาน
KM
ขององค์กรที่เพื่อนๆ มักจะมองด้วยสายตาซึ่งมีคำถามว่า “จะทำไปทำไม”
KM มีชื่อเต็มว่า Knowledge
Management หรือการจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือบริหารจัดการที่ฮอตฮิตติดอันดับมายาวนาน
ทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ๆ ขานรับเครื่องมือตัวนี้กันถ้วนหน้า
ผลผลิตจากการดำเนินการก็คือ คณะกรรมการ KM กลุ่ม CoP และการจัดเก็บความรู้ในระบบ IT ที่มีมากมาย
แต่ไม่มีใครเข้าไปใช้
จริงๆ แล้ว
เครื่องมือตัวนี้มีประโยชน์มาก แต่ต้องมีความเข้าใจอย่างชัดเจน
เพื่อประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรตนเอง
มาดูองค์กรที่นำ
KM
ไปใช้แล้วเกิดผลกันดีกว่า
องค์กรแรกที่ขอปรบมือให้ดังๆ
คือกรมอนามัย กระทรวงสาธารณสุข ที่นำ KM ไปใช้กับหน่วยงานของกรมฯ
ทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาค โดยปักธงว่า KM คือการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้
โดยใช้ KM ในการปฏิบัติงานประจำวัน
ให้คนทำงานปรับวิธีคิดในการทำงานใหม่ นั่นคือเมื่อทำงานเสร็จตามเป้าหมายแล้ว
ต้องรู้ว่างานนั้นสำเร็จด้วยวิธีการใด เพื่อที่จะนำไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้
ต่อยอดกันในองค์กรต่อไป การทำ KM ของกรมอนามัยทำให้คนทำงานอย่างมีความสุข
งานสำเร็จ และเกิดนวัตกรรมในการทำงานหลายเรื่องที่น่าตื่นใจ
สามารถแก้ไขปัญหาในงานได้ และบางหน่วยงานยังนำ KM ไปใช้กับการทำงานร่วมกับภาคีเครือข่าย
ทำให้การขับเคลื่อนนโยบายของกรมอนามัยมีเกิดผลสำเร็จ
สร้างคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับประชาชน เช่น นโยบายส้วมสะอาด นโยบายตลาดห้าดาว
เป็นต้น
องค์กรที่ 2 บริษัท
เสริมสุข จำกัด (มหาชน) อดีตพันธมิตรของแป๊บซี่ การถอนตัวของแป๊บซี่ที่ไปพร้อมลิขสิทธิ์คู่มือการบริหารการผลิตต่างๆ
ทำให้องค์กรตกอยู่ในสภาวะอกสั่นขวัญแขวนพักใหญ่ แต่ผู้บริหารฉุกคิดได้ว่าถึงแป๊บซี่จะเอาองค์ความรู้ที่เป็นเอกสารไป
แต่องค์ความรู้ที่มี่อยู่ในตัวคนทำงานของเสริมสุขเองยังมีอยู่
จึงเป็นที่มาของการใช้ KM
ดึงเอาองค์ความรู้เหล่านั้นออกมา โดยปรับแนวทางการทำ KM ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของคนในองค์กร ทำให้ KM เป็นเรื่องสนุกที่มีสาระ
สร้างประสิทธิผลในการทำงาน เช่น
จำนวนเปอร์เซ็นต์ที่เพิ่มขึ้นของการเสนอแนะในการปรับปรุงงานของกิจกรรม Kaizen
จาก 9% ในเดือนพฤษภาคม เป็น 49% ในเดือนสิงหาคม ความคืบหน้าในการทำโครงการ TPM เป็นต้น
องค์กรที่ 3 บริษัท
ดาสโก้ จำกัด โรงงานผลิต Baby Carrier ที่ใช้ในรถยนต์
เป็นสินค้าประเภท Niche Market ที่ต้องการความปลอดภัยและประณีตสูงมาก
การผลิตจึงมีต้นทุนสูง ขณะที่ยอดสั่งซื้อมีแบบที่หลากหลาย
การผลิตจึงต้องปรับรูปแบบตามคำสั่งซื้ออยู่เสมอ
และปัญหาก็คือทุกครั้งที่มีรูปแบบการผลิตใหม่ๆ โรงงานจะต้องพบกับปัญหาการสูญเสียมาก
ทำให้ต้นทุนสูง ถึงขั้นขาดทุนในการผลิตครั้งแรก
แม้ว่าที่ผ่านมาดาสโก้จะนำเครื่องมือการบริหารจัดการหลายชนิดเข้ามาใช้ รวมทั้ง KM
แต่ก็ยังแก้ไขป้ญหาไม่ได้ จนกระทั่ง มีการปรับวิธีการทำ KM แบบใหม่ นั่นคือการนำ KM มาใช้ในการแก้ไขปัญหาการผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่
ด้วยการใช้เวที CoP ที่เคยทำมา
แต่ตั้งเป้าหมายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ชัดเจน
ทำให้สามารถลดการสูญเสียได้อย่างน่าพอใจ เช่น ระยะเวลาในการผลิตลดลงจาก 24 สัปดาห์เป็น 12.5 สัปดาห์ อัตราเปอร์เซ็นต์ค่างาน Rework
ลดลงอย่างเห็นได้ชัด ในการทำผลิตภัณฑ์ใหม่ในครั้งแรกที่เคยขาดทุน 10% ของราคาขาย สามารถทำกำไรตั้งแต่การทำผลิตใหม่ในครั้งแรกถึง 3-17%
องค์กรที่ 4 บริษัท
คาร์เปทอินเตอร์ แนชั่นแนล จำกัด (มหาชน) ผู้ผลิตพรมคุณภาพ
ในการแข่งขันที่รุนแรงขึ้น และผู้บริโภคหันไปใช้วัสดุอย่างอื่นแทนพรม
ทำให้ต้องปรับตัวโดยหันไปหา Niche Market เช่นเดียวกัน
แต่ปัญหาก็คือการปรับเครื่องจักรเพื่อขึ้นรูปแบบการผลิตใหม่นั้น
ต้องใช้ความชำนาญสูงมาก เพื่อให้ใช้เวลาให้สั้นที่สุด
การผลิตสินค้าเพื่อตลาดระดับบนนั้น เป็นการผลิตในจำนวนไม่มาก และมีแบบที่หลากหลาย
จึงต้องมีการปรับเครื่องจักรบ่อย
ในขณะที่พนักงานที่มีความเชี่ยวชาญนั้นจะเป็นผู้ที่ทำงานมานาน และมีจำนวนไม่มาก
ผู้บริหารจึงนำ KM มาใช้ในการแก้ปัญหานี้
นั่นคือการถ่ายทอดความชำนาญในการปรับเครื่องจักรจากพนักงานอาวุโสไปสู่พนักงานรุ่นใหม่
ให้มีความสามารถใกล้เคียงกัน ด้วยการทำ CoP ในหัวข้อ “ขั้นตอนการปรับตั้งเครื่อง”
และ “ปัญหาที่พบในการปรับตั้งเครื่อง” และจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
ทำให้มีคู่มือในการทำงานเป็นองค์ความรู้ขององค์กร ถึง 3
คู่มือคือ คู่มือกระบวนการทอจักรใหญ่ คู่มือการปรับตั้งเครื่องจักร
และคู่มือการปรับแก้เครื่องจักร ผลจากการดำเนินการดังกล่าว
สามารถลดระยะเวลาในการปรับเครื่องจักรได้ การผลิตจึงใช้เวลาสั้นลง
ต้นทุนก็ลดลงตามไปด้วย
และอีกองค์กร
ที่มีการนำ KM
มาประยุกต์ใช้ คือ บริษัทปูนซีเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน)
การทำระบบการจัดการความรู้ของบริษัท
ปูนซีเมนต์ไทย จำกัด
บริษัท ปูนซีเมนต์ไทย
จำกัด ได้จัดการความรู้ในหลายรูปแบบ
แต่การสนับสนุนให้พนักงานเข้าถึงความรู้ได้สะดวก จึงจัดทำ Web site KM ขึ้น โดยใช้ความสามารถในการทำงานของพนักงานบริษัทเอง โดยดำเนินการดังนี้
1.
สำรวจความต้องการของบริษัทว่าต้องการให้พนักงานมีความรู้ในเรื่องอะไรที่ช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เช่น การได้รู้จักรูปผู้บริหาร รูปสถานที่ต่าง ๆ ของบริษัท คู่มือการปฏิบัติงาน
ข้อความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง
หรือข้อมูลความรู้ในภูมิศาสตร์ เศรษฐกิจ วัฒนธรรมและศาสนา ของประเทศต่าง ๆ
ที่จำเป็นเพื่อใช้ในการทำงานของบริษัทในต่างประเทศ เป็นต้น
2.
สำรวจความต้องการของพนักงานว่าต้องการความรู้อะไรบ้าง
ที่จะใช้ประโยชน์ได้กับการทำงานและการดำเนินชีวิตประจำวัน
3.
เมื่อได้ข้อมูลทั้ง 2
ส่วนแล้วผู้รับผิดชอบก็หาข้อมูลดังกล่าวมาใส่ด้วยระบบที่เข้าถึงง่าย
ประชาสัมพันธ์ให้ทุกคนสนใจในข้อมูลของ KM เช่น การให้รางวัล
การประกาศยกย่อง เป็นต้น
4.
จัดให้มีการถาม ตอบคำถามต่างๆ โดยผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ
และมีรางวัลให้ทั้งผู้ตอบและผู้ถาม
5.
จัดให้มีกลุ่ม CoP,
CIP ชมรมนักปฏิบัติที่มีความเชี่ยวชาญ มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน
เพื่อจะได้แบ่งปันความรู้กัน
6.
เปิดให้มีการแบ่งปันความรู้
7.
มีผู้ดูแลระบบเพื่อการค้นหาข้อมูลมานำเสนอในระบบ
ประโยชน์ของการทำ
KM
ของ บริษัทปูนซีเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน)
-
สามารถเพิ่มความสารถในการทำงานของพนักงาน
-
ปิดช่องว่างของการไม่รู้ของพนักงาน
-
ลดเวลาในการเรียนรู้ของพนักงาน
-
ลดการสูญเสียความรู้ / ลดความผิดซ้ำซ้อน /ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเรียนรู้
-
ส่งเสริมให้มีการหมุนเวียนการเรียนรู้ที่จะทำให้เกิดการต่อยอดของความรู้
-
ทำให้องค์กรสามารถอยู่ได้
ปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรที่กล่าวข้างต้น
ก็คือผู้บริหารมีความมุ่งมั่น และเข้าใจในการนำ KM ไปใช้ให้เป็นประโยชน์อย่างแท้จริง
ไม่ใช่ทำตามกระแส หรือทำเพื่อสร้างภาพลักษณ์
จึงมีการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพในการขับเคลื่อน ปรับวิธีการ และสร้างสรรค์กิจกรรมให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร
ทำให้พนักงานร่วมกิจกรรมอย่างมีความสุข และได้พัฒนางานไปในขณะเดียวกัน
และนั่นเองคือเคล็ดลับความสำเร็จของการบริหารจัดการซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในเครื่องมือบริหารจัดการอื่นๆ
ได้เช่นกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น