ผู้จัดทำ

นางสาวธรรมชาติ     ภาษิต          รหัส  6042040604

นางสาวสุธิษา          ศิรินานันท์    รหัส  6042040611
นายยุทธนา             พุทธานุ       รหัส  6042040616 

นักศึกษาระดับปริญญาตรี เทคโนโลยีบัณฑิต
สาขา คอมพิวเตอร์ธุรกิจ (ต่อเนื่อง) กลุ่ม ทล.บ.21

การประยุกต์ใช้ การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) ในการทำงาน

เป็นเรื่องที่น่ายินดีว่าในช่วงเวลาที่ผ่านมา มีองค์กรหลายองค์กรเริ่มใช้ KM ให้เป็นประโยชน์ได้ เพราะสิบกว่าปีที่ผ่านมาทุกองค์กรตั้งหน้าตั้งตาทำ KM ตามทฤษฎี โดยไม่เกิดผลใดๆ ที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กร

ผู้เขียนรู้สึกสงสารคนทำงานทุกคนที่นายสั่งให้รับผิดชอบงาน KM ขององค์กรที่เพื่อนๆ มักจะมองด้วยสายตาซึ่งมีคำถามว่า “จะทำไปทำไม”

KM มีชื่อเต็มว่า Knowledge Management หรือการจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือบริหารจัดการที่ฮอตฮิตติดอันดับมายาวนาน ทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ๆ ขานรับเครื่องมือตัวนี้กันถ้วนหน้า ผลผลิตจากการดำเนินการก็คือ คณะกรรมการ KM กลุ่ม CoP และการจัดเก็บความรู้ในระบบ IT ที่มีมากมาย แต่ไม่มีใครเข้าไปใช้

จริงๆ แล้ว เครื่องมือตัวนี้มีประโยชน์มาก แต่ต้องมีความเข้าใจอย่างชัดเจน เพื่อประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรตนเอง

มาดูองค์กรที่นำ KM ไปใช้แล้วเกิดผลกันดีกว่า

องค์กรแรกที่ขอปรบมือให้ดังๆ คือกรมอนามัย กระทรวงสาธารณสุข ที่นำ KM ไปใช้กับหน่วยงานของกรมฯ ทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาค โดยปักธงว่า KM คือการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ โดยใช้ KM ในการปฏิบัติงานประจำวัน ให้คนทำงานปรับวิธีคิดในการทำงานใหม่ นั่นคือเมื่อทำงานเสร็จตามเป้าหมายแล้ว ต้องรู้ว่างานนั้นสำเร็จด้วยวิธีการใด เพื่อที่จะนำไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ต่อยอดกันในองค์กรต่อไป การทำ KM ของกรมอนามัยทำให้คนทำงานอย่างมีความสุข งานสำเร็จ และเกิดนวัตกรรมในการทำงานหลายเรื่องที่น่าตื่นใจ สามารถแก้ไขปัญหาในงานได้ และบางหน่วยงานยังนำ KM ไปใช้กับการทำงานร่วมกับภาคีเครือข่าย ทำให้การขับเคลื่อนนโยบายของกรมอนามัยมีเกิดผลสำเร็จ สร้างคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับประชาชน เช่น นโยบายส้วมสะอาด นโยบายตลาดห้าดาว เป็นต้น

องค์กรที่ 2 บริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) อดีตพันธมิตรของแป๊บซี่ การถอนตัวของแป๊บซี่ที่ไปพร้อมลิขสิทธิ์คู่มือการบริหารการผลิตต่างๆ ทำให้องค์กรตกอยู่ในสภาวะอกสั่นขวัญแขวนพักใหญ่ แต่ผู้บริหารฉุกคิดได้ว่าถึงแป๊บซี่จะเอาองค์ความรู้ที่เป็นเอกสารไป แต่องค์ความรู้ที่มี่อยู่ในตัวคนทำงานของเสริมสุขเองยังมีอยู่ จึงเป็นที่มาของการใช้ KM ดึงเอาองค์ความรู้เหล่านั้นออกมา โดยปรับแนวทางการทำ KM ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของคนในองค์กร ทำให้ KM เป็นเรื่องสนุกที่มีสาระ สร้างประสิทธิผลในการทำงาน เช่น จำนวนเปอร์เซ็นต์ที่เพิ่มขึ้นของการเสนอแนะในการปรับปรุงงานของกิจกรรม Kaizen จาก 9% ในเดือนพฤษภาคม เป็น 49% ในเดือนสิงหาคม ความคืบหน้าในการทำโครงการ TPM เป็นต้น

องค์กรที่ 3 บริษัท ดาสโก้ จำกัด โรงงานผลิต Baby Carrier ที่ใช้ในรถยนต์ เป็นสินค้าประเภท Niche Market ที่ต้องการความปลอดภัยและประณีตสูงมาก การผลิตจึงมีต้นทุนสูง ขณะที่ยอดสั่งซื้อมีแบบที่หลากหลาย การผลิตจึงต้องปรับรูปแบบตามคำสั่งซื้ออยู่เสมอ และปัญหาก็คือทุกครั้งที่มีรูปแบบการผลิตใหม่ๆ โรงงานจะต้องพบกับปัญหาการสูญเสียมาก ทำให้ต้นทุนสูง ถึงขั้นขาดทุนในการผลิตครั้งแรก แม้ว่าที่ผ่านมาดาสโก้จะนำเครื่องมือการบริหารจัดการหลายชนิดเข้ามาใช้ รวมทั้ง KM แต่ก็ยังแก้ไขป้ญหาไม่ได้ จนกระทั่ง มีการปรับวิธีการทำ KM แบบใหม่ นั่นคือการนำ KM มาใช้ในการแก้ไขปัญหาการผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่ ด้วยการใช้เวที CoP ที่เคยทำมา แต่ตั้งเป้าหมายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ชัดเจน ทำให้สามารถลดการสูญเสียได้อย่างน่าพอใจ เช่น ระยะเวลาในการผลิตลดลงจาก 24 สัปดาห์เป็น 12.5 สัปดาห์ อัตราเปอร์เซ็นต์ค่างาน Rework ลดลงอย่างเห็นได้ชัด ในการทำผลิตภัณฑ์ใหม่ในครั้งแรกที่เคยขาดทุน 10% ของราคาขาย สามารถทำกำไรตั้งแต่การทำผลิตใหม่ในครั้งแรกถึง 3-17%

องค์กรที่ 4 บริษัท คาร์เปทอินเตอร์ แนชั่นแนล จำกัด (มหาชน) ผู้ผลิตพรมคุณภาพ ในการแข่งขันที่รุนแรงขึ้น และผู้บริโภคหันไปใช้วัสดุอย่างอื่นแทนพรม ทำให้ต้องปรับตัวโดยหันไปหา Niche Market เช่นเดียวกัน แต่ปัญหาก็คือการปรับเครื่องจักรเพื่อขึ้นรูปแบบการผลิตใหม่นั้น ต้องใช้ความชำนาญสูงมาก เพื่อให้ใช้เวลาให้สั้นที่สุด การผลิตสินค้าเพื่อตลาดระดับบนนั้น เป็นการผลิตในจำนวนไม่มาก และมีแบบที่หลากหลาย จึงต้องมีการปรับเครื่องจักรบ่อย ในขณะที่พนักงานที่มีความเชี่ยวชาญนั้นจะเป็นผู้ที่ทำงานมานาน และมีจำนวนไม่มาก ผู้บริหารจึงนำ KM มาใช้ในการแก้ปัญหานี้ นั่นคือการถ่ายทอดความชำนาญในการปรับเครื่องจักรจากพนักงานอาวุโสไปสู่พนักงานรุ่นใหม่ ให้มีความสามารถใกล้เคียงกัน ด้วยการทำ CoP ในหัวข้อ “ขั้นตอนการปรับตั้งเครื่อง” และ “ปัญหาที่พบในการปรับตั้งเครื่อง” และจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ทำให้มีคู่มือในการทำงานเป็นองค์ความรู้ขององค์กร ถึง 3 คู่มือคือ คู่มือกระบวนการทอจักรใหญ่ คู่มือการปรับตั้งเครื่องจักร และคู่มือการปรับแก้เครื่องจักร ผลจากการดำเนินการดังกล่าว สามารถลดระยะเวลาในการปรับเครื่องจักรได้ การผลิตจึงใช้เวลาสั้นลง ต้นทุนก็ลดลงตามไปด้วย

และอีกองค์กร ที่มีการนำ KM มาประยุกต์ใช้ คือ บริษัทปูนซีเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน)

การทำระบบการจัดการความรู้ของบริษัท ปูนซีเมนต์ไทย จำกัด

บริษัท ปูนซีเมนต์ไทย จำกัด ได้จัดการความรู้ในหลายรูปแบบ แต่การสนับสนุนให้พนักงานเข้าถึงความรู้ได้สะดวก จึงจัดทำ Web site KM ขึ้น โดยใช้ความสามารถในการทำงานของพนักงานบริษัทเอง โดยดำเนินการดังนี้

1. สำรวจความต้องการของบริษัทว่าต้องการให้พนักงานมีความรู้ในเรื่องอะไรที่ช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การได้รู้จักรูปผู้บริหาร รูปสถานที่ต่าง ๆ ของบริษัท คู่มือการปฏิบัติงาน ข้อความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลความรู้ในภูมิศาสตร์ เศรษฐกิจ วัฒนธรรมและศาสนา ของประเทศต่าง ๆ ที่จำเป็นเพื่อใช้ในการทำงานของบริษัทในต่างประเทศ เป็นต้น

2. สำรวจความต้องการของพนักงานว่าต้องการความรู้อะไรบ้าง ที่จะใช้ประโยชน์ได้กับการทำงานและการดำเนินชีวิตประจำวัน

3. เมื่อได้ข้อมูลทั้ง 2 ส่วนแล้วผู้รับผิดชอบก็หาข้อมูลดังกล่าวมาใส่ด้วยระบบที่เข้าถึงง่าย ประชาสัมพันธ์ให้ทุกคนสนใจในข้อมูลของ KM เช่น การให้รางวัล การประกาศยกย่อง เป็นต้น

4. จัดให้มีการถาม ตอบคำถามต่างๆ โดยผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ และมีรางวัลให้ทั้งผู้ตอบและผู้ถาม

5. จัดให้มีกลุ่ม CoP, CIP ชมรมนักปฏิบัติที่มีความเชี่ยวชาญ มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน เพื่อจะได้แบ่งปันความรู้กัน

6. เปิดให้มีการแบ่งปันความรู้

7. มีผู้ดูแลระบบเพื่อการค้นหาข้อมูลมานำเสนอในระบบ

ประโยชน์ของการทำ KM ของ บริษัทปูนซีเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน)

- สามารถเพิ่มความสารถในการทำงานของพนักงาน

- ปิดช่องว่างของการไม่รู้ของพนักงาน

- ลดเวลาในการเรียนรู้ของพนักงาน

- ลดการสูญเสียความรู้ / ลดความผิดซ้ำซ้อน /ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเรียนรู้

- ส่งเสริมให้มีการหมุนเวียนการเรียนรู้ที่จะทำให้เกิดการต่อยอดของความรู้

- ทำให้องค์กรสามารถอยู่ได้

ปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรที่กล่าวข้างต้น ก็คือผู้บริหารมีความมุ่งมั่น และเข้าใจในการนำ KM ไปใช้ให้เป็นประโยชน์อย่างแท้จริง ไม่ใช่ทำตามกระแส หรือทำเพื่อสร้างภาพลักษณ์ จึงมีการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพในการขับเคลื่อน ปรับวิธีการ และสร้างสรรค์กิจกรรมให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร ทำให้พนักงานร่วมกิจกรรมอย่างมีความสุข และได้พัฒนางานไปในขณะเดียวกัน

และนั่นเองคือเคล็ดลับความสำเร็จของการบริหารจัดการซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในเครื่องมือบริหารจัดการอื่นๆ ได้เช่นกัน

การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) คืออะไร

การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) คืออะไร

การจัดการความรู้ (Knowledge Management) หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า “KM” คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล เอกสาร องค์การ หรือชุมชน มาจัดระเบียบ พัฒนา แล้วจัดเก็บให้อย่างระบบ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ พัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ และนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นแนวทางการบริหารองค์การให้เกิดวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ การต่อยอดความรู้ การแบ่งปันภูมิปัญญา และการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ภายในชุมชนหรือองค์การ เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขันและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ

ความรู้ คือ สิ่งที่สั่งสมมาจากการศึกษา ค้นคว้า เรียนรู้ และประสบการณ์ รวมทั้งความสามารถเชิงปฏิบัติและทักษะความเข้าใจ หรือสารสนเทศที่ได้รับมาจากการได้ยิน ได้ฟัง การคิด หรือการปฏิบัติ องค์วิชาในแต่ละสาขา (ที่มา : พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน) แยกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) เป็นความรู้แบบนามธรรม คือ ความรู้ที่ได้จากพรสวรรค์ สัญชาติญาณ หรือประสบการณ์ของแต่ละบุคคล ในการทำความเข้าใจในสิ่งต่างๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงานด้านต่างๆ งานฝีมือ ประสบการณ์ แนวการคิดวิเคราะห์ การเข้าถึงและเข้าใจตัวบุคคล เป็นต้น

2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้แบบรูปธรรม คือ สามารถเก็บรวบรวมและนำไปถ่ายทอดได้ด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น หนังสือ คู่มือ ทฤษฎี หลักปฏิบัติ ขั้นตอน หรือวิธีการปฏิบัติงาน สื่อต่างๆ เช่น เทป VDOเทป VCD DVD Internet เป็นต้น

ทั้งนี้ ความรู้ทั้ง 2 ประเภทนี้ สามารถสลับปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ เช่น บางครั้ง Tacit Knowledge ก็เปลี่ยนมาจาก Explicit Knowledge และบางครั้ง Explicit Knowledge ก็เปลี่ยนไปเป็น Tacit Knowledge

นพ.วิจารณ์ พานิช ให้ความหมายของคำว่า “การจัดการความรู้” ว่าคือ “เครื่องมือ” เพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมาย ได้แก่ เป้าหมายของงาน เป้าหมายของการพัฒนาคน เป้าหมายของการพัฒนาองค์การไปเป็นองค์การเรียนรู้ เป้าหมายของความเป็นองค์การ ชุมชน หมู่คณะ ที่มีความเอื้ออาทรต่อกัน

หลักการดำเนินการจัดการความรู้ ได้แก่

1. การกำหนดความรู้หลัก ที่จำเป็นและสำคัญต่องาน กิจกรรมของกลุ่ม องค์การ หรือชุมชน

2. การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ

3. การปรับปรุง ดัดแปลง พัฒนา หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะกับการใช้งานของตนเอง องค์การ หมู่คณะ หรือชุมชน

4. การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน องค์การ หมู่คณะ หรือชุมชน

5. การนำประสบการณ์การทำงาน การประยุกต์ใช้ความรู้ มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัดขุมความรู้ ออกมา เพื่อบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร

6. การจดบันทึกขุมความรู้และแก่นความรู้ เพื่อใช้งานและปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน เหมาะแก่การใช้งาน และเชื่อมโยงกันมากขึ้น

การกำหนดขอบเขตและเป้าหมายการจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) องค์การต้องมีขอบเขตและเป้าหมายเพื่อกำหนดหัวข้อเรื่องของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการของหน่วยงาน ซึ่งสามารถพิจารณาได้จาก

1. เป็นความรู้ที่มีความจำเป็นและสนับสนุนวิสัยทัศน์ พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ขององค์การ

2. เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์การ เช่น ประสบการณ์ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งวิชาชีพที่สั่งสมมา ความรู้เกี่ยวกับพันธกิจและบริบทขององค์การ ความรู้เกี่ยวกับการให้บริการแก่ผู้รับบริการทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นต้น

3. เป็นปัญหาที่องค์การประสบอยู่ และสามารถนำการจัดการความรู้เข้ามาช่วยได้

4. เป็นแนวทางที่ผสมกันระหว่างแนวทาง 1, 2 และ 3 หรือเป็นแนวทางอื่นใดที่องค์การเห็นว่าเหมาะสมกับสถานการณ์และการนำไปใช้ประโยชน์

เป้าหมายสำคัญของการจัดการความรู้ คือ เพื่อพัฒนางาน พัฒนาคน พัฒนาองค์การ ให้บรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติราชการที่วางไว้ ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ มีการพัฒนาตนเองตามสายงาน และนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อทั้งตนเองและองค์การ ดังนี้

1. การสนองตอบ (Responsiveness) ต่อความต้องการของผู้รับบริการ ต่อเพื่อนร่วมงาน ต่อผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ต่อองค์การ ต่อชุมชนและสังคมส่วนรวม

2. การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน นวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์ และนวัตกรรมด้านการให้บริการ

3. ขีดความสามารถ (Competency) ของบุคลากรและองค์การที่พัฒนาเพิ่มขึ้น ซึ่งเกิดจากการจัดการความรู้ขององค์การ และการเรียนรู้ การพัฒนาตนเอง การนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ และการรู้จักต่อยอดความรู้ของบุคลากร

4. ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อยแต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสำคัญของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเองสำหรับใช้งาน มีการทดลองนำความรู้จากภายนอกมาผสมผสาน ปรับปรุง และพัฒนาให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์การของตนเอง มีการทดลองใช้งานและบูรณาการร่วมกับทุกกิจกรรมของการทำงาน

การจัดการความรู้ที่ดีเริ่มด้วย

1. สัมมาทิฐิ คือ ใช้การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือเพื่อบรรลุความสำเร็จและความมั่นคงในระยะยาว มีการจัดทีมริเริ่มดำเนินการ

2. การฝึกฝนอบรมโดยการปฏิบัติจริง และดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

3. การสร้างแรงจูงใจในการริเริ่มดำเนินการจัดการความรู้ โดยมีเป้าหมายที่งาน คน องค์การ และความรักสามัคคีในที่ทำงาน ในระดับที่เป็นหัวใจสู่ความสำเร็จในการจัดการความรู้ ไม่ทำเพียงเพื่อให้ได้ชื่อว่าทำ ทำเพราะถูกบังคับตามข้อกำหนด ทำตามแฟชั่นแต่ไม่เข้าใจความหมายและวิธีการดำเนินการจัดการความรู้อย่างแท้จริง

องค์ประกอบสำคัญของการจัดการความรู้ (Knowledge Process)

1. คน ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สุดเพราะเป็นแหล่งความรู้ และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์

2. เทคโนโลยี เป็นเครื่องมือช่วยให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน รวมทั้งนำความรู้ไปใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วมากขึ้น

3. กระบวนการความรู้ เป็นการบริหารจัดการ เพื่อนำความรู้จากแหล่งความรู้ไปให้ผู้ใช้ เพื่อทำให้เกิดการเรียนรู้ พัฒนา และปรับปรุง เพื่อสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ

องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนจะต้องเชื่อมโยงและบูรณาการอย่างสมดุล การจัดการความรู้ของกรมการปกครองจากพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 กำหนดให้องค์การรัฐทุกภาคส่วนมีหน้าที่พัฒนาความรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่างๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว เหมาะสมกับสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของบุคลากรในสังกัดให้มีประสิทธิภาพ มีการเรียนรู้ร่วมกัน และเพื่อให้เป้าหมายบรรลุผล ควรจัดให้มีกิจกรรมกระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) และกิจกรรมกระบวนการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) ควบคู่กันไป เพื่อให้องค์การเป็นจุดเริ่มต้นแห่งการเรียนรู้ที่ยั่งยืนต่อไป

ขอบเขตและเป้าหมาย KM เป็นอย่างไรบ้าง

ก่อน ที่จะมีจัดการความรู้ หรือทำ KM จะต้องมีการกำหนดขอบเขต และเป้าหมาย KM ก่อน ซึ่ง ขอบเขต KM เป็นหัวเรื่องกว้างๆ ของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการแผ่น ดิน ซึ่งต้องการจะนำมากำหนดเป้าหมาย KM ซึ่งแต่ละองค์กรสามารถใช้แนวทาง ในการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย KM เพื่อจัดทำแผนการจัดการความรู้ขององค์กรได้ 4 แนวทาง คือ

แนวทางที่ 1 เป็นความรู้ที่จำเป็นและสนับสนุนวิสัยทัศน์ พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ขององค์กร

แนวทางที่ 2 เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร เช่น ความรู้เกี่ยวกับลูกค้า ประสบการณ์ความรู้ที่สั่งสมมาแนวทางที่ 3 เป็นปัญหาที่องค์กรประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้

แนวทางที่ 4 เป็นแนวทางผสมกันระหว่างแนวทางที่ 1 , 2 หรือ 3 หรือจะเป็นแนวทางอื่นที่องค์กรเห็นว่าเหมาะสม

"โมเดลปลาทู" เป็นโมเดลอย่างง่าย ของ สคส. ที่เปรียบการจัดการความรู้ เหมือนกับปลาทูหนึ่งตัวที่มี 3 ส่วน คือ

1. ส่วน "หัวปลา" (Knowledge Vision- KV) หมายถึง ส่วนที่เป็นเป้าหมาย วิสัยทัศน์ หรือทิศทางของการจัดการความรู้ โดยก่อนที่จะทำจัดการความรู้ ต้องตอบให้ได้ว่า "เราจะทำ KM ไปเพื่ออะไร ?" โดย "หัวปลา" นี้จะต้องเป็นของ "คุณกิจ" หรือ ผู้ดำเนินกิจกรรม KM ทั้งหมด โดยมี "คุณเอื้อ" และ "คุณอำนวย" คอยช่วยเหลือ

2. ส่วน "ตัวปลา" (Knowledge Sharing-KS) เป็นส่วนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งถือว่าเป็นส่วนสำคัญ ซึ่ง "คุณอำนวย" จะมีบทบาทมากในการช่วยกระตุ้นให้ "คุณกิจ" มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้ โดยเฉพาะความรู้ซ่อนเร้นที่มีอยู่ในตัว "คุณกิจ" พร้อมอำนวยให้เกิดบรรยากาศในการเรียนรู้แบบเป็นทีม ให้เกิดการหมุนเวียนความรู้ ยกระดับความรู้ และเกิดนวัตกรรม

3. "ส่วน "หางปลา" (Knowledge Assets-KA) เป็นส่วนของ "คลังความรู้" หรือ "ขุมความรู้" ที่ได้จากการเก็บสะสม "เกร็ดความรู้" ที่ได้จากกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ "ตัวปลา" ซึ่งเราอาจเก็บส่วนของ "หางปลา" นี้ด้วยวิธีต่างๆ เช่น ICT ซึ่งเป็นการสกัดความรู้ที่ซ่อนเร้นให้เป็นความรู้ที่เด่นชัด นำไปเผยแพร่และแลกเปลี่ยนหมุนเวียนใช้ พร้อมยกระดับต่อไป คนสำคัญที่ดำเนินการจัดการความรู้